A panasz meghatározott hivatalos panaszt írásban Attól függ, hogy a szabályzatot a szervezet a kérdésre A szükséges nyomtatványokat, a humánerőforrás osztályhoz vagy a kijelölt képviselőjeA következő információk gyakran szükséges: egy másik személy, vagy a meghatalmazott képviseli, hogy az eljárás során. Annak a személynek a nevét, a címét, a kapcsolat, hogy van az aláírása szükséges.
Egyes szervek, szükséges egy adatlap, mielőtt az esetben lehet figyelembe venni.
Az adatlap tartalmazza: mi az állítólagos megsértése - igazságtalan bánásmód érintő problémákat a kormány megszegte a szabályokat, vagy a múltban, a szerződésszegés, gazdálkodási kérdések, illetve a jelenlegi politikák. Néha szükség lesz bevonni harmadik felek az eljárás során a panasz.
A mediátor egy semleges személy vagy független amely kérte, hogy kompromisszumot találni.
A végső döntést egy ombudsman jogilag kötelező érvényű.
